Компенсация за аренду жилья, переезд, командировки

Ценных сотрудников нередко приглашают на работу из других регионов или стран. И наоборот – отправляют в командировки на другие предприятия. В этих случаях организации арендуют жилье специалистам. Если же сотрудник сам оплатил свое жилье, то ему полагается компенсация за аренду.

Виды выплат за аренду жилья

Существуют различные способы обеспечить жильем сотрудников. Некоторые организации сами снимают помещения. Это могут быть сразу несколько квартир. Чаще всего они находятся недалеко от метро, чтобы сотруднику было удобнее добираться на работу. Но самый популярный вариант, когда человек сам подбирает себе жилплощадь, а компания выплачивает компенсацию аренды жилья сотруднику. Например, в виде прибавки к зарплате или перечисляет ему на счет сумму, эквивалентную стоимости аренды в месяц.

Взять в найм квартиру дешевле, чем снимать номер в отеле, если предполагается длительный срок аренды. Иногда у компании есть база квартир, из которых можно выбрать, в других случаях приходится действовать самостоятельно.

При планировании аренды у частного лица следует составить договор или иное соглашение на основании статьи 671 "Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая)" от 26.01.1996 N 14-ФЗ. Нужно учитывать, что квартира предназначена только для проживания сотрудников, а контракт, заключенный на срок более года, подлежит госрегистрации. Любые договоренности об аренде оформляются письменно.

Если между работодателем и работником существуют договоренности о частичной компенсации за найм жилья, то в арендном договоре должна стоять одобренная сторонами сумма. А на оставшуюся часть заключается отдельное соглашение.

Если предприятие само находит и оплачивает квартиру сотруднику, то сумма аренды может стать частью зарплаты работника, но в натуральной форме. По закону, ее величина не должна превышать 20% общего заработка. В ситуации, когда работник сам находит жилплощадь, компенсация за найм жилья может быть частью зарплаты в денежном виде.

Компенсация командировочных расходов

В ситуации, когда сотрудник командируется в другую местность, ему также может арендоваться жилье. В этом случае в общий состав командировочных расходов работника добавляется компенсация стоимости жилья и коммунальных расходов.

Согласно ст. 168 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 31.12.2017), порядок возмещения затрат на съем квартир в командировках устанавливается во внутренних положениях компании. Организация сама назначает сумму, в пределах которой работнику вернутся потраченные деньги. При этом, компенсация оплаты жилья сотрудникам – обязательное условие отправки человека в командировку.

Возмещение затрат при работе в разъездах

Некоторые работники постоянно находятся в разъездах. Траты на служебные поездки обязательны к возмещению. Такие компенсации не облагаются НДФЛ. Что такое разъездная работа? Это трудовая деятельность, которая проходит вне офиса. Каждое предприятие само определяет категории специалистов, чья работа является разъездной.

Ст. 166 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 31.12.2017) говорит о том, что разъездная работа на постоянной основе не считается командировками.

За подобную работу назначается надбавка. Она устанавливается согласно внутреннему регламенту, но если профессия относится к перечню из Постановление Совмина РСФСР от 12.12.1978 N 579 (ред. от 22.07.1981) "Об утверждении перечней профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в связи с постоянной работой в пути, разъездным характером работ, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков", то его положения тоже необходимо учитывать.

Работодатель должен возмещать сотрудникам проезд, расходы на проживание, выплачивать суточные и прочие затраты на основании предоставленных подтверждающих документов. Это могут быть чеки, билеты, счета.

Компенсация за переезд

Правила возмещения расходов, связанных с переездом, установлены в ст. 169 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 31.12.2017). Компенсации подлежат следующие траты:

• на переезд сотрудника с семьей и перевоз багажа;
• по обустройству в новом жилье.

Какие суммы отводятся для компенсации, определяется в трудовом договоре или внутренних нормативных актах компании.

Если заранее размер трат предположить нельзя, то сотруднику может быть выдан аванс. Впоследствии не потраченные деньги нужно вернуть в организацию.

Фактические затраты на переезд возмещаются согласно предоставленным финансовым документам, а в случае их отсутствия можно подтвердить траты иными источниками. Например, предоставить информацию о цене билетов на поезд.

Условия оплаты проживания работникам

Никакой законодательный акт не обязывает работодателя снимать своим специалистам квартиры. Только иностранным гражданам при переезде должны предоставляться гарантии обеспечения жильем, но именно про аренду ничего не сказано. Поэтому, компенсация жилья приглашенному специалисту или собственному – добровольное дело компании. Порядок возмещения за аренду и его правила прописываются во внутренних документах организации. Если в компании имеется служебное жилье, то сотрудники заселяются туда. Если нет, то варианта 2: либо предприятие самостоятельно ищет квартиру, либо платит компенсацию расходов на проживание в арендуемом жилье.

В некоторых регионах предусмотрена компенсация за съем жилья бюджетникам. Эта мера поддержки населения устанавливается местными органами власти и не является обязательной, за исключением категорий служащих, перечисленных в Постановление Правительства РФ от 31.12.2004 N 909 (ред. от 29.12.2016) "О порядке выплаты денежной компенсации за наем (поднаем) жилых помещений военнослужащим - гражданам Российской Федерации, проходящим военную службу по контракту, гражданам Российской Федерации, уволенным с военной службы, и членам их семей" и Постановление Правительства РФ от 27.10.2012 N 1103 "Об обеспечении федеральных государственных гражданских служащих, назначенных в порядке ротации на должность федеральной государственной гражданской службы в федеральный государственный орган, расположенный в другой местности в пределах Российской Федерации, служебными жилыми помещениями и о возмещении указанным гражданским служащим расходов на наем (поднаем) жилого помещения". Учителям, медицинским работникам стоит обратить внимание на жилищные программы для бюджетников. В такой способ можно обзавестись собственным жильем на льготных условиях.

Отдельно заслуживает внимания компенсация за поднаем жилья военнослужащим в 2021 году. Когда воинская часть не может обеспечить военных жильем, то им компенсируется сумма за аренду жилой площади.

Налоги за аренду

Компенсация сотруднику за аренду квартиры – доход работника. Поэтому он облагается не только НДФЛ, но и страховыми взносами. Это регулируют статьи 210 и 420 "Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 31.07.1998 N 146-ФЗ, а также Письмо Минфина РФ от 07.04.2017 № 03-04-09/21137

Если работодатель самостоятельно занимается подбором и арендой помещений сотрудникам, то НДФЛ удерживается с выплат арендодателю. Платежи могут учитываться как часть заработной платы, социальные выплаты или непосредственно плата за аренду.

Кроме того, работник может отказаться от денежной помощи работодателя и оформить соц. найм квартиры у государства с последующим выкупом жилплощади.