Порядок получения справки о составе семьи: где и как оформить документ

Документ, необходимый для получения множества льгот, услуг от государства, участия в государственных программах поддержки – справка о составе семьи. Что собой представляет данная бумага, где ее выдают? Как заказать справку по интернету через портал Государственных услуг? Образец составления поможет избежать ошибок в оформлении бумаги.

Какими законами регулируются оформление и выдача

В 2012 году основываясь на программе межведомственного обмена документами, Справка о составе семьи (Форма №9) исключена из состава обязательных бумаг, которые государственные организации вправе требовать от граждан. Но и прямого запрета запрашивать документ у населения не было вынесено. Впоследствии наладить обмен документацией между чиновниками до конца не удалось, поэтому чаще всего справку о составе семьи продолжают запрашивать у граждан.

Процесс оформления и выдачи этой бумаги регулируют такие законодательные акты:

• Федеральный закон "О персональных данных" от 27.07.2006 N 152-ФЗ (последняя редакция);
• Федеральный закон "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" от 09.02.2009 N 8-ФЗ (последняя редакция).

Выдача документа по запросу гражданина обязательна. Эта муниципальная услуга отражена в Федеральный закон № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ (ред. от 01.05.2019, с изм. от 03.07.2019) "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".

Различаются обычная справка и архивная. Во втором случае указываются все лица, когда-либо проживавшие в жилом помещении, вне зависимости – выписаны они в текущий момент или нет. Этим можно проследить весь путь регистрации в квартире с момента ее постройки. В обычной справке указываются сведения о зарегистрированных лицах на момент обращения.

Назначение

Где потребуется справка о составе семьи или иначе – форма 9? Документ запросят в государственных организациях при желании гражданина совершить следующие действия:

• приватизировать жилье;
• оформить льготы на коммунальные услуги;
• получить льготы, назначенные для незащищенных категорий граждан;
• оформить налоговый вычет на детей;
• купить недвижимость;
• получить материнский капитал в 2023 году;
• взыскать алименты с родителя;
• сменить прописку;
• встать на воинский учет;
• оформить трудоустройство в органе госслужбы.

Документ выдадут ограниченному числу лиц:

• владельцам жилья;
• лицам, прописанным в квартире на постоянной или временной основе;
• ответственным (опекуны, родители) за несовершеннолетнего ребенка, проживающего в квартире;
• представителям органов безопасности после официального запроса;
• юристам и адвокатам;
• любым лицам с нотариальной доверенностью.

Закон «О персональных данных» защищает сведения, описанные в документе, и запрещает их разглашение третьим лицам.

Особенности получения

При оформлении документа нужно обратить внимание на ряд особенностей:

1. Отказать в выдаче при наличии долгов по квартплате нельзя.
2. Документ выдается на безвозмездной основе.
3. Имеются сроки действия справки.
4. Бумагу получают по месту прописки. Если у мужа и жены она разная, то придется получать 2 справки.
5. Если справка хранится более 3-х дней и заявитель ее не забирает, то она сдается в архив.

Документ составляется на основании сведений о жилом помещении, как правило, это домовая книга.

Где брать справку о составе семьи? Чаще всего, для того, чтобы взять справку о составе семьи обращаются в паспортный стол, но и УФМС и ТСЖ – организации, где могут предоставить информацию при наличии нужных данных. Другие способы получить бумаги – через портал Госуслуг, в районном архиве, у местного органа власти.

При необходимости получить архивную выписку время оформления бумаги может увеличиваться. Документы, которые служат источником информации для справки должны быть читабельны и не содержать ошибок или исправлений.

Документы для оформления

Человек, который обращается за получением справки о составе семьи, должен иметь при себе следующие бумаги:

• удостоверение личности;
• заявление о выдаче, оформленное по правилам;
• документы на квартиру (для собственника);
• домовую книгу, карточку на квартиру и тому подобное;
• доверенность для представителя.

Содержание. Образец

Справка должна содержать ряд обязательных сведений:

• персональные данные заявителя;
• наименование органа, который документ выдал;
• назначение (организация, которая потребовала бумагу);
• основная часть – сведения о членах семьи, дата регистрации в помещении, степень родства;
• дату оформления;
• подписи ответственных составителей и печать организации.

Образец справки о составе семьи выглядит следующим образом. 

Инструкция оформления через сайт Государственных услуг

Один из удобных способов оформления не выходя из дома – по интернету. Такую возможность предоставляет портал Государственных услуг. Но чтобы воспользоваться этой возможностью, предварительно необходимо зарегистрироваться на сайте. Это требует выполнения некоторых действий, которые понадобится совершить один раз и впоследствии с легкостью пользоваться всеми услугами портала. Порядок шагов во время регистрации:

• пройти регистрацию на портале госуслуг;
• завершить процесс получением кода доступа.

За кодом доступа можно обратиться в определенное отделение «Ростелеком», предварительно выяснив, какое именно оказывает эту услугу. Кроме того, код могут выслать Почтой России, но займет это около 2 недель. Движение письма можно отслеживать по треку. Еще один вариант – воспользоваться цифровой электронной подписью, если она имеется. Следующая организация, которая подтверждает личность – МФЦ. Понадобится взять с собой СНИЛС, паспорт и предоставить данные о телефоне и электронном адресе.

После того, как учетная запись подтверждена полностью, можно приступать к получению справки о составе семьи. Понадобится совершить следующие действия:

• зайти на сайт Госуслуг;
• выбрать свое местоположение (регион проживания);
• указать раздел для физических лиц;
• выбрать требуемую услугу в поиске или по классификатору (получение выписки из домовой книги);
• следовать указаниям сервиса по заполнению заявления.

Заявка на получение справки на сайте пишется в произвольной форме. Понадобится указать фамилию, имя, отчество, дату рождения, официальное место проживания, причину, по которой гражданин обращается за справкой (для нотариуса, для проверки прописанных лиц и так далее), указать свои контактные данные, например телефон, электронный адрес.

Заявка по интернету не избавляет от необходимости посетить государственный орган. После рассмотрения обращения придет ответ – приглашение (или отказ) посетить государственное учреждение с полным пакетом документов в указанное время. Обращение через сайт Госуслуг помогает сэкономить время на простаивание в очередях, переоформление заявления и так далее.

Срок действия

Обычно, срок действия справки составляет 10 дней. Иногда он продляется, но это нужно выяснить или оговорить заранее. В некоторых случаях допускается превышение 10-ти дневного срока при оформлении субсидий и льгот. Если не забрать оформленный документ в течение 3 дней, то его могут сдать в архив и придется потратить некоторое время на повторное получение бумаги.

Если заявитель желает получить обычную справку, то выдана она будет, как правило, в день личного обращения. При необходимости оформления архивного документа сроки могут незначительно увеличиваться. При этом в законе нет указания на сроки действия архивного бланка.

В некоторых случаях заявителю отказывают в выдаче справки. Это происходит по следующим причинам:

• обратилось третье лицо, не предоставив нотариально оформленную доверенность;
• подтверждающие документы в ненадлежащем состоянии и информация из них нечитабельна;
• возникли сомнения в подлинности представленных сведений;
• гражданин обращается не по месту регистрации;
• лицо, которое просит о выдаче справки, не имеет права ее получать.

Уведомление об отказе выдается в письменной форме.